Что самое главное в работе? Ее правильная организация. И важную роль в этом играет порядок на рабочем месте. Ведь разыскивать степлер, таящийся под горой бумаг, или перелопачивать ворох скопившихся документов, чтобы найти один-единственный, не самое приятное занятие. Эти поиски отнимают время и силы. Поэтому все нужные для работы предметы должны занять свое, строго определенное место.
Как суметь организовать рабочее пространство? Есть несколько правил, которые подойдут как для офисных работников, так и для тех, кто собирается устроить личный офис на дому.
Для начала отведите место для офисных принадлежностей: карандашей и электрической точилки для карандашей, ручек, степлеров, дыроколов и прочего. Можно купить специальный органайзер со множеством отделений. В нем удобно разместятся и пишущие принадлежности, и скрепки, и кнопки. Органайзер не займет много места на рабочем столе, а вы без труда найдете все самое необходимое.
Дальше стоит упорядочить всю документальную базу, имеющуюся в распоряжении. Конечно, можно хранить все документы в электронном виде на флэш-карте или диске, но нет гарантии, что так их можно сохранить и распечатать в нужный момент. Поэтому для всех бумажных планов, распоряжений и отчетов лучше купить специальные папки и рассортировать “канцелярию” по ним.
А те бумаги, которые требуются часто, стоит сложить в специальные лоточки. Сейчас масса вариантов таких лоточков: и пластиковых, и деревянных. Они могут быть с разделителями, что очень удобно для хранения бумаг.
Многие, для того чтобы ничего не забыть, используют специальные стикеры, которые клеятся на стену или монитор компьютера. Да, такие “напоминалки” удобны, но в то же время они захламляют общий вид рабочего места. Вместо них лучше купить специальную доску, на которой можно маркером писать все задачи, а после – стирать их с доски. Если доска магнитная, то к ней стоит “пришпиливать” и стикеры, и визитки клиентов. Это тоже сэкономит место и время.
Необходимо помнить и о том, что сам стол для работы должен быть удобным. В нем могут быть полочки, тоже подходящие для хранения документов и всяких мелочей. А столешница должна быть настолько большой, чтобы на ней поместились все лоточки с бумагами и органайзеры, не создавая при этом беспорядка.
И самая последняя, но важная вещь – корзина для бумаг. Можно выбрать две: одну маленькую, чтобы разместить ее на самом столе и выбрасывать туда “отжившие” свое документы, и большую – для утилизации содержимого маленькой корзинки. Большую корзину лучше ставить так, чтобы не нужно было вставать со стула каждый раз, когда надо выбросить мусор.
Если использовать все вышеописанные аксессуары в работе, то процесс поиска ручки или документов значительно сократится.