Деловая переписка – одна из составляющих успеха организации. Многим сотрудникам постоянно приходится вести деловую переписку: как писать, так и отвечать на входящую корреспонденцию. Переписка бывает:по цели и форме написания письма; личная, официальная; внешняя, внутренняя.
Классификация деловых писем: информационное, запрос, гарантия, пресс-релиз, претензия, подтверждение, рекомендация, благодарность, поздравление и др.
Основные шаги в составлении официального письма.
Деловая переписка – это оформление письма, его грамотность, корректность. Поэтому рекомендуется: сначала делать набросок в черновике, потом проверять его и исключать двусмысленности, недосказанности, неприятные недоразумения.
В структуру официального письма входят: обращение к оппоненту, преамбула, фабула, заключение.
Деловая переписка не терпит фамильярностей (обращение на “ты”).
При наличии приложений на отдельных листах, укажите их количество.
Внизу документа шрифтом мельче, чем основной текст, указывается информация об исполнителе: Ф.И.О. – указывается полностью, контактный телефон и e-mail.
Деловая переписка хранится в порядке, потому что она важное доказательство предпринятых шагов по вопросам, которые в ней обсуждались.